職場で効果的なコミュニケーションを確保するための7つの方法

職場で効果的なコミュニケーションを確保するための7つの方法

職場でのコミュニケーションの障壁を見つけるのはかなり簡単な場合があります。誤解が解消されないままになっていると、職場の対立や生産性の低下という形で見られることがあります。透明性がほとんどない場合、誤解が生じる傾向があります。そして時々これは意図的ではないかもしれません。

エクセレンスは普通のことを非常にうまくやっています。 —ジョン・W・ガードナー

多くの人は、学校に行ったり、ある程度の仕事の経験があるので、効果的なコミュニケーターだと思っていますが、実際には、メッセージで他の人に影響を与えるのに苦労しています。効果のないコミュニケーションの結果、機会の逸失、時間の損失、リソースの浪費が発生します。これらはすべて、影響力の大きい会話がなかったためです。[1]

職場での明確で効果的かつ透明なコミュニケーションに影響を与える多くの要因に気付くかもしれません:個人の特徴、物理的な距離、メッセージ自体、文脈、使用される専門用語、文化。以下は、効率的で生産的で包括的な職場環境を構築できるように、職場での効果的なコミュニケーションを確保するための7つの方法です。



1.あなたの聴衆をよく知っている

職場での効果的なコミュニケーションには、聴衆を理解することが不可欠です。これは、口頭および書面によるコミュニケーション、プレゼンテーション、毎日の電子メール、全社的な発表、またはプロジェクトのステータス更新の提供に適用されます。

あなたのメッセージが効果的に伝えられるか、または好評であるかどうかは、あなたの聴衆が何を気にかけているかを理解することから生じます。

  • あなたはあなたのコミュニケーションで誰をターゲットにしていますか?
  • あなたのメッセージの意図は何ですか?
  • 彼らは何を知る必要がありますか?
  • あなたは彼らに何をする必要がありますか?
  • メッセージを聴衆に伝えるための最良の方法は何ですか?
  • あなたの聴衆はメッセージをどのように認識または解釈しますか?
  • あなたの聴衆はあなたのメッセージを受け取ったとき、どのように感じ、考え、そして反応しますか?

これらの質問に答えるには、事前に計画を立て、調査し、視聴者の行動を観察する必要があります。たとえば、チームや同僚とのコミュニケーションへのアプローチは、リーダーとのコミュニケーション方法とは異なる可能性があります。これらのグループは異なる関心を持っているためです。

2.状況を理解し、明確にするよう努める

思慮深く意図的になるように時間をかけてください。職場でコミュニケーションをとる前に、一時停止し、状況を理解し、明確にし、共感することが不可欠です。職場で効果的にコミュニケーションするためのヒントを次に示します。広告

NS 奇妙な 情報を収集するための「何」と「方法」で始まる自由形式の質問をします。人々は彼らの反応をより説明的にする傾向があります。次に、自由形式のプロービングの質問をして、より多くのコンテキストを取得できます。理解すればするほど、視聴者の共感を呼ぶ適切なメッセージを作成できる可能性が高くなります。

子供のように学びましょう。 通常、子供たちは自分が何を学ぼうとしているのかについて事前の知識を持っていません。彼らの学習アプローチには謙虚さの感覚があります。聴衆の状況を理解しようとするとき、聴衆の立場に立つときも同じアプローチを取ります。オープンで準備ができており、視聴者の視点を喜んで見てください。

あなたの仮定を確認してください。 あなたの幅広い経験はあなたの認識や判断を曇らせるかもしれません。あなたの聴衆についての先入観に挑戦してください。誰と話す必要があるか、または仮定が正しいかどうかを確認するためにどのような調査を行う必要があるかを判断します。アクションにジャンプする前に、理解のためのスペースを作成してください。

包括的であること。 人々は、職場に所属し、参加し、大切にされていると感じたいと思っています。全員のアイデアが確実に反映されるように注意してください。たとえば、意見を求める会議に参加している場合は、全員が回答を共有するのに十分な時間を確保してください。時間がなくなった場合は、後で連絡することを会議で述べてください。

3.複数のレベルで聞く

ほとんどの人は理解する意図で耳を傾けません。彼らは返信する意図を持って耳を傾けます— Stephen R. Covey

あなたはおそらくこれらに精通しているでしょう 基本的なアクティブリスニングのヒント 。ただし、会議の締め切り、優先順位付け、作成に圧倒されていると感じている場合は、自動操縦を行って、職場で効果的にコミュニケーションをとるのに役立つ重要なメッセージを見逃しがちです。以下は練習を続けるためのリマインダーです:

言い換えると。 メッセージを繰り返すか、自分の言葉で再構成して、メッセージの理解を確認します。当事者間に不一致がある場合は、今が明確にする時です。

調査。 必要な情報が不足していると思われる場合は、質問してください。広告

明らかにする。 何かを完全に理解していない場合は、尋ねてください。

覚えて。 あなたの聴衆にとって重要なポイントを思い出してみてください。この情報は将来使用することができ、あなたが気にかけていて積極的に聞いていたことを視聴者に示します。

職場で効果的なコミュニケーターになるということは、アクティブなリスニングスキルに慣れておく必要があることを意味します。覚えておいてください:

  • 共感を持ってください。
  • 自分だけでなく、他人の認識を理解します。
  • あなたの感情や反応、そして他の人の感情や反応を測定します。
  • あなたの価値観や信念、そして他の人の価値観や信念を知ってください。
  • ボディーランゲージのような非言語的コミュニケーションの兆候を観察します。

4.フィードバックの受け取り方法を確認します

フィードバックを受け取る方法は、反応の仕方に影響を与え、他の当事者とのコミュニケーションの効果にも影響を与えます。フィードバックや批判を受け入れることは、口で言うほど簡単ではありません。[2]私たちは人間です。人生の出来事に気を取られているとき、または仕事でプレッシャーを感じているときは、あなたがやってくるほんの少しのコメントで防御的になるかもしれません。

SheilaHeenとDouglasStoneは、フィードバックを吸収し、役立つものを取り入れ、学習して前進するのに役に立たないものを取り除く方法を知るためのアプローチを提供します。[3]

これらの戦略には、次のものが含まれます。

  • フィードバックへのトリガーと応答を知り、理解し、管理します。
  • メッセージを「誰」から来たのかから分離します。
  • 判断ではなくアドバイスを聞いてください。
  • フィードバックを消化可能な部分に分解します。
  • 積極的にフィードバックを求めるときは、具体的に1つ質問してください。
  • あなたに提案されたものをテストするために小さな一歩を踏み出してください。

あなたはフィードバックから学び、それから成長する能力を持っています。フィードバックを一口サイズに分割すると、メッセージをより適切に処理し、応答の反応を抑えることができます。

5.客観的で観察可能なフィードバックを提供する

これは、他人を怒らせたくない、対立を避けたい、方法が完全にわからない、感情的に準備ができていない、または思い込みに曇っているなどの理由で、最も難しいことの1つです。広告

状況、行動、影響(SBI)モデル[4]明確で具体的なフィードバックを提供するのに役立ちます。

  • 状況。 コンテキストを提供します。何が、どこで、いつ起こったのか自問してみてください。
  • 行動。 動作を説明します。仮定を確認する必要があるため、これは最も難しい部分です。たとえば、あなたが失礼(主観的)だったのに対して、私を邪魔した(観察可能な行動)と言うと、フィードバックのトーンが変わります。失礼であることは、誰かがあなたを邪魔したときを見ることができる間、複数の解釈を持つことができます。
  • 影響。 Iステートメントを使用して、動作の結果を説明します。
  • 前進します。 彼らに反省するように頼むことによって理解を求めるために会話を続けてください。彼らの視点は何でしたか?彼らのために何が起こっていたのですか?彼らは何に気づきましたか?ここからどうやって成長できるのでしょうか?

例1: [5]

昨日の朝のチームミーティングでプレゼンテーションを行ったとき(状況)、2つのスライドについて不確かで、売上計算が正しくありませんでした(動作)。ボード全体がそこにあったので、私は恥ずかしい思いをしました。これが私たちのチームの評判に影響を与えているのではないかと心配しています(影響)。

例2:[6]

月曜日の午後のクライアントミーティングでは、ミーティングが時間どおりに開始され、全員が事前に配布物を持っていることを確認しました(状況)。あなたの調査はすべて正しく、クライアントの各質問に答えました(行動)。あなたがこのような素晴らしい仕事をして、組織を良い方向に導いてくれたことを誇りに思います。あなたの努力のおかげで、私たちはアカウントを取得できると確信しています(Impact)。

明確で具体的で観察可能なフィードバックを提供する方法を知ることは、職場で効果的なコミュニケーターになるために不可欠なスキルです。

6.フォローアップ、確認、説明責任の作成

職場での効果的なコミュニケーションは、1回限りのイベントではありません。進捗状況を継続的に監視し、継続的なサポートを提供する必要があります。仲間、チーム、リーダーの進歩を認めることを忘れないでください!

次の質問を使用して、職場で進行中のコミュニケーションの有効性を評価します。広告

  • どんな機会がありますか?
  • どのように調整できますか?
  • どのような決定を下す必要がありますか?
  • どのようなサポートを提供できますか?
  • 正確なメッセージを確実に受信するには、何をする必要がありますか?

7.7Cのコミュニケーションを使用する

職場でのコミュニケーション手段については、7Cのコミュニケーションを念頭に置いて、メッセージを微調整してください。[7]

  • 晴れ。 目的は何ですか?メッセージはわかりやすいですか?
  • 簡潔。 何を削除できますか?要点ですか?
  • コンクリート。 事実は何ですか?
  • 正しい。 メッセージにエラーはありませんか?それはあなたの聴衆に適していますか?
  • コヒーレント。 論理的な流れはありますか?メッセージは一貫していますか?
  • 完了。 関連情報が提供されており、行動を起こす必要がありますか?
  • 丁寧。 あなたのメッセージのトーンは何ですか?

7Cの詳細については、こちらをご覧ください。 効果的なコミュニケーション:誤解されないようにする方法

まとめ

職場で効果的なコミュニケーションを確保する方法には、練習と時間がかかります。

これらの7つの戦略を念頭に置いて、職場でのコミュニケーションを強化し、メッセージが明確で透明になるようにします。

  1. あなたの聴衆をよく知っている
  2. 状況を理解し、明確にするよう努める
  3. 複数のレベルで聞く
  4. フィードバックの受け取り方法を確認する
  5. 客観的で観察可能なフィードバックを提供する
  6. フォローアップ、確認、説明責任の作成
  7. コミュニケーションの7つのCを使用する

成長を続け、スキルを微調整してください!

今月、職場でのコミュニケーションを強化するために取り組むことができることの1つは何ですか?

具体的に、次のように設定して自分自身に挑戦してください SMARTゴール 職場のコミュニケーションのために—具体的、測定可能、達成可能、関連性、期限付き!

職場のコミュニケーションについて

注目の写真クレジット: unsplash.com経由のBrookeCagle 広告

参照

[1] ^ トレーニング: インパクトのある会話をする
[2] ^ ビクトリア島大学: 職場の対立処理の批判
[3] ^ ハーバードビジネスレビュー: 批評のコーチングを見つける
[4] ^ クリエイティブリーダーシップセンター: SBIフィードバックモデルを使用して意図を理解する
[5] ^ マインドツール: 状況–行動–影響フィードバックツール
[6] ^ マインドツール: 状況–行動–影響フィードバックツール
[7] ^ MindTools: コミュニケーションの7C