時間を無駄にしないための効果的な会議の10の重要な要素

時間を無駄にしないための効果的な会議の10の重要な要素

効果的な会議は、企業だけでなくあらゆる組織で問題を話し合い、解決する方法の1つです。上司であれ従業員であれ、誰でも貢献して話すことができます。

会議は生産性を高めるために必要なツールですが、一部の会議はうまくいかず、全員の時間とエネルギーを浪費することになります。

効率的かつ効果的な会議を実行するための簡略化された方法と要素があり、そのうちの10個をここで紹介します。



1.会議の明確な目的を定義する

会議を呼び出す前に、まず次のことを尋ねる必要があります。



なぜそして 何のために?

会議は、従業員間の紛争を解決する場合でも、会社の危機について話し合う場合でも、その目的と目標が明確である場合にのみ有効になります。これには特定の結果に到達することも含まれ、この結果はおそらく目的に関連しています。



関係者に招待状を送信する前に、明確な目的を計画する必要があります。なぜ会うのか、そして期待される結果を正確に知っていることを確認してください。

2.必要な人だけを招待する

会議の参加者として必要な人だけを持つことは、効果的な会議に向けたもう1つのステップです。広告



会議の目的は、会社のネットワークセキュリティと関係がありますか? IT部門の責任者を招待します。

会議の目的は会社の将来と関係がありますか?上司と関係する従業員を招待します。

期待される結果に直接関係している人だけが会議に出席する必要があります。そうすれば、他の人の時間と生産性を無駄にすることはありません。これにより、数値が可能な限り低く保たれ、中断や気が散ることが少なくなります。

3.最終スケジュールを承認します

効果的な会議の運営に取り組んでいるときは、会議の議題を作成します。これには、アクションアイテム、会場、開始時間と終了時間、および関係者を含める必要があります。次に、必要な人にメールでメモを送るか、机の上に置きます。

遅れている人を待たずに、会議を確実に行う 時間通りに始まります これは、特にあなたが寛大なタイプである場合、最初は簡単ではないかもしれません。しかし、これはあなただけでなく他の人々にとっても重要であることに気付くでしょう。

議題が彼らの前に置かれるならば、人々は会議により快適になるでしょう。これにより、不必要な紹介やランダムな質問の挿入などの些細な問題も軽減されます。

4 スマートフォンやタブレットに対するルールを作成する

特に携帯電話やタブレットを使用している場合、人々の注意を競うことは困難です。

マルチタスクはそれ自体がすでに問題となっていますが、人々の注意を引くように特別に設計されたデバイスと競争しなければならない場合はさらに悪化します。調査によると、異なるメディア間のマルチタスクにより、情報処理が低下し、パフォーマンスと生産性が低下することがわかっています。広告

ある研究では、結果は、ヘビーメディアマルチタスカーが無関係な環境刺激や記憶の無関係な表現からの干渉を受けやすいことを示しました[1]

会議の参加者が議題に集中できるようにするには、スマートフォンやタブレットの使用を禁止し、各参加者が目前のタスクに集中できるようにします。

5.モデレーターを割り当てる

あなたが会議を計画しているとしても、これはあなたがモデレーターでもあるという意味ではありません。

あなたが会議をモデレートするのに最も適した人であるかどうか、または他の誰かがそれをより良くすることができるかどうかを考える必要があります。これはおそらくトピックに依存します。生産性に最適だと思われる場合は、他の有資格者をモデレーターに任命することを躊躇しないでください[二]

もちろん、モデレーターは効果的な会議の運営方法を知っている人でなければなりません。モデレーターはタイムキーパーとしても機能し、会議の正しい流れを監視して、議題が順調に進んでいることを確認する必要があります。たぶん、会議はこの方法でより成功するでしょう。

6.より少ない、より良い会議を行う

会社で問題や論争が発生するたびに会議を呼び出すのではなく、それらの問題を解決する他の方法を見つけてください。

最適とは言えない会議よりも効果的かつ効率的な会議の代替案はたくさんあります。メールを送信したり、責任者と話したりすることは、会議をオプトアウトする方法のほんの一部です。

この記事では、会議の代替案に関するその他のアイデアを見つけることができます。広告

できるだけ少ない会議で電話をかけると、参加者はより熱心に参加できるようになります。あなたはあなたの会議の質を確保しなければなりません、そしてあなたは不必要なものを避けることによってこれをすることができます。

7.食事の時間を会議の時間から分離する

会議中に他のことをすると、みんなの注意が減ります。これには食事も含まれます。食事の時間は、会議時間の30分から1時間前に宣言することをお勧めします。これにより、会議中に人々が食事をしないようになり、それ以上の気が散ることがなくなります。

食事や食事の時間には、誰もが食事をしたり、小さな話をしたりできます。しかし、会議中は、全員が目前の議題に集中し、一緒にブレインストーミングを行う必要があります。

このようにして、計画に従い、会議の目的を達成することに注意を向け、時間を賢く管理することができます。

8.会議の決定を確認します

会議の最後の5〜10分間に、行われた決定と実行されたアクションを確認します。参加者間の明確な理解と会議の目的は、全員が去る前に満たされなければなりません。これにより、全員がクエリを満たし、貢献が含まれるようになります。

また、誰もが最終的な疑問や質問を表明したり、決定に関連する情報を共有したりする機会を提供します。これはすべて、効果的な会議の鍵となります。

モデレーターは、会議が終了する前に参加者間の不一致を解消し、問題の簡潔な解決策を考え出す必要があります。会議で話し合われたことを全員が吸収することが重要です。

9.すべての参加者にフォローアップメモを送信します

最も薄いインクは、最も強い記憶よりも強力です。 -中国のことわざ

すべての参加者は、会議以外で独自の問題を抱えています。これが、重要なことであっても、忘れがちな人がいる理由です。会議で話し合ったことを人々が確実に覚えられるようにするには、フォローアップのメモを電子メールで送信するか、机の上に置いておきます。

これは短くて甘く、議論された内容と到達した結論をカバーする必要があります。また、参加していただきありがとうございます。

10.評価シートを送付する

誰もが会議のアイデアを愛しているわけではないことを認めなければなりません。それらの人々のために、私たちは彼らが会議に参加するときはいつでも彼らが快適になることを確実にする方法を見つけなければなりません。

直接尋ねても問題が何であるかを言わない人もいるので、評価シートはフィードバックを得るための便利なツールです。

フィードバックが非常に重要である理由の詳細については、この記事を確認してください。

参加者のフィードバックを確認し、参加者の要求を次の会議に組み込み、不快感を引き起こすプロセスを変更します。効果的な会議を運営するには、人々が快適に過ごせるようにすることが重要です。

最終的な考え

会議は重要ですが、常に生産的であるとは限りません。すべてがスムーズに進むことを期待する前に、まず会議を成功させる方法を学ぶことが重要です。

効果的な会議は、全員が協力しなければならないプロセスであることを忘れないでください。広告

効果的な会議を実行する方法に関するこれらの10の簡単なヒントは、あなたがより良いリーダーとチームメイトになるのに確かに役立ちます。次に、これらのヒントを毎日の会議ルーチンに組み込んで、生産性を向上させます。

効果的な会議を実行する方法に関するその他のヒント

注目の写真クレジット: Christina @ wocintechchat.com(unsplash.com経由)

参照

[1] ^ PNAS: メディアマルチタスカーにおける認知制御
[二] ^ Meeteor: あなたの会議を歌わせる10のファシリテーションテクニック