生産性を大幅に向上させるToDoリストを作成する方法
午前6時です。起きたばかりです。シャワーを浴びた後は、朝食を食べ、朝刊を読んでニュースを聞き、仕事を始めましょう。あなたはリラックスして幸せに感じています。あなたはその日の非常に高い期待を持っており、あなたはあなたのやることリストでできるだけ生産的になりたいと思っています。
同じ日の午後2時まで早送りします。あなたは急いで働いていて、昼休みを取る機会はほとんどありませんでした。あなたは忙しいスケジュールのために少しストレスと疲れを感じ始めます。また、適切に集中する時間がなかったため、特定のタスクに戻って修正する必要があるようです。
リセットボタンを見つけて、別の戦略で1日を始められるようにしたいと考えています。
あなたがおそらく経験したことはこれでした：あなたは前夜にあなたの日を計画しました、そしてあなたはあなたがあなたの仕事の上にいると感じました。しかし、リストにタスクを追加し続けると問題が発生し始め、最終的にタスクリストは何マイルも長くなりました。あなたのやることリストには、1日で完了することはほとんど不可能だったタスクも含まれていました。
忙しくてストレスの多い一日の原因となったもう1つのポイントは、特定のタスクを完了するのにかかる時間と、タスクを実行するタイミングを理解していなかったことです。この情報があれば、タスクを実行する適切なタイミングを簡単に把握できたはずです。
最後に、計画には実際には柔軟性がありませんでした。タスク間にバッファーを追加するのを忘れ、特定のタスクが外部にあるものよりもはるかに大きいことを理解しました。
しかし、あなたは何を知っていますか？これらの理由だけがあなたのストレスと忙しさの主な理由ではありませんでした。それが何であったかを知るために読み続けてください。
目次
やることリストについて人々が間違っていること
あなたは本当にあなたが何をすべきか知っていますか？
一日の計画に実際にどのくらいの時間を費やしましたか。テレビが気を散らしていたのはたった5分でしたか。
もしそうなら、これはおそらくあなたの一日がとてもストレスになった最大の理由でした。広告
あなたがあなたの日を計画するとき、あなたはあなたがこれからやろうとしている仕事とそれを達成するために何が必要かを本当に理解するべきです。これは、特に重要なタスクで必要です。最も重要なタスクを進めることができるからです。
計画に費やされた時間の不足は、あなたの毎日のリストに詰め込まれたあまりにも多くの大きなタスクとしても示されます。タスクを細かく分割していない場合は、日中にタスクを実行できない可能性があります。これにより、タスクリストを完了できなかったことで自分を打ち負かすことができます。
最後に、タスクリストの作成を、できるだけ早く実行しようとする二次的なことのように扱わないでください。実際、翌日のタスクリストにもっと注意を払うと、リストが現実的でストレスが少なくなる可能性が高くなります。
優れたToDoリストのコンポーネント
私が良いタスクリストについて話すとき、私はこれらの特徴がその一部であると考えます：
バランスの取れた
タスクリストには、重要なタスクと重要性の低いタスクの両方が含まれています。それに直面しましょう：私たちは皆、重要なタスク（目標関連のタスクなど）だけに取り組みたいと思っていますが、重要性の低いタスク（用事の実行、家事の世話、その他の日常的なことなど）も処理する必要があります）。
十分な柔軟性
タスクを計画したが、それを処理できない場合はどうなりますか？プランBはありますか？そうでない場合は、これらのシナリオで実行できる代替アクションを見つけてください。
移行の時間
移行時間もあなたの時間を消費することを理解してください。タスクリストを計画するときは、今回も計画に含まれていることを確認してください。タスク間にバッファを追加すると、リストがより柔軟で現実的になります。
1日でタスクが多すぎない
毎日のリストに必要なタスクの数を正確に把握することは困難です。状況にもよりますが、1日は5〜10のタスクで十分です。
特定のタスクは非常に高速であるため、特定の日にタスクを追加して整理する方が簡単です。より大きなプロジェクトに進むことができるように、リストに重要なタスクもあることを確認してください。
保護の盾
タスクリストの周囲に保護のシールドを構築して、リストに到達できるタスクをできるだけ少なくし、リスト上のアイテムの数が日中に増加しないようにします。広告
最初のケースでは、タスクのソースを削除してみてください。これは、コミットメントを減らし、プロジェクトを制限することによって行われます。実際のところ、コミットメント（またはプロジェクト）が多ければ多いほど、それらは最終的に毎日のリストのタスクになる可能性が高くなります。
2番目のケースでは、リストを閉じたリストにします。私はこの概念を読んで学びました 明日やその他の時間管理の秘訣 マークフォースターによる。閉じたタスクリストを作成するには、リストの最後のタスクの下に線を引くだけです。
これを行うと、日中はリストに新しいタスクを追加できなくなります。これにより、タスクの数が日が経つにつれて実際に減少することが保証されます。
生産性を高めるToDoリストを作成する方法
あなたが実際にできるリストを作るために 翌日を達成する 、 以下をせよ：
1.不要なタスクを排除します
コミットメントを確認し、それぞれが本当に必要かどうかを判断します。
たとえば、私は地元の地元のコンピュータクラブの積極的なメンバーでしたが、その活動に十分な時間がなくなったことに気づきました。私はまだクラブの会員ですが、もうクラブの活動には参加していません。これにより、そのコミットメントに関連するタスクが排除されました。
2.時間をかけてリストを計画します
タスクリストの作成を急がないでください。計画段階に時間を費やしてください。必要に応じて、自宅の別の部屋に行く（または外に出る）ことで、計画の部分に身を任せます。このようにして、タスクをTo Doリストに追加する前に、実際にタスクを検討することができます。
あなたがそれを計画するときあなたのリストで少なくとも15分を過ごすようにしてください。
3.重要なタスクを最初に移動します
1日の計画を立てるときは、重要なタスクがリストの最初にあることを確認してください。これにより、これらのタスクを可能な限り迅速に実行できます。
たとえば、ブロガーとして、リストの最初にコンテンツ作成タスクがあることを確認します。目覚めるとすぐにそれらのタスクを攻撃し、仕事に行く前にそれらのタスクを完了します。広告
4.定期的なタスクを追跡します
リストに定期的なタスクがあるかもしれませんが、それらが完了するのにどれくらいの時間がかかるか知っていますか？
そうでない場合は、それを理解するために時間を追跡するようにしてください。これは、タスクにかかる時間と、タスクを実行できるスケジュールに特定の時間枠があるかどうかがわかっているため、1日の計画を立てるのに役立ちます。
5.同様のタスクをバッチ処理する
リストを見て、バッチ処理できる同様のタスクがあるかどうかを確認します。このようにして、特定のタスクをリストからすばやく簡単に削除できます。
6.タスクをより詳細に定義する
リストにウェブサイトを構築するなどのタスクを含めるだけではありません。タスクを細かく分割したことを確認してください。タスクが小さいほど、期日までにタスクを実行するのが簡単になります。
7.事前に準備作業を行う
事前に特定のタスクの準備をしてください。
たとえば、私は日曜日にゲストの投稿の概要を書いているので、目覚めたときに実際の投稿を書き始めるのが簡単（そして速く）になります。少しの準備作業で、私は物事をスピードアップし、適切な日が来たときにタスクが確実に完了するようにします。
8.メンテナンスを自動化する
当然のことながら、個人のやることリストにペンと紙のアプローチを使用することもできますが、テクノロジーを活用することも試みてください。実際、タスクリストのメンテナンスを処理するツールを見つけてください。私の好みのツールは ノズベ 、しかしあります 他のタスク管理アプリ あなたも試すことができます。
9.タスクの種類とスケジュールを知る
最後に、1日の計画を立てるときは、次の質問を自問してください。
スケジュールには他に何がありますか？
この質問はあなたの個人的なスケジュールに言及しています。たとえば、旅行中の場合は、リストにこの事実が反映されていることを確認してください。あまりにも多くのタスクをリストに詰め込もうとしないでください。タスクのごく一部しか実行されない可能性が高くなります。
タスクはゲートキーパーですか？
この質問は、タスクが実行する必要のある他のタスクをブロックしているかどうかを尋ねます。広告
たまに、最初に処理しなければならないタスクがあるかもしれません。それが終わって初めて、次のタスクを実行できます。
焦点を絞った方法でタスクリストを作成することに集中すると、ゲートキーパーを簡単に見つけることができます。
リストに氷山はありますか？
この質問は、あなたのタスクが実際に見た目よりもはるかに大きいかどうかを尋ねます。タスクに取り組み始めると、最初に考えていたよりもはるかに大きいことにすぐに気付くことがあります（氷山の先端だけが水面上にあり、氷の大部分が下にある氷山と比較してください）。 。
繰り返しになりますが、作成フェーズでタスクリストに十分に焦点を合わせると、これらの氷山を見つけて、タスクをより小さく、より管理しやすいチャンクに分割するのが簡単になります。
タスクは気を散らすことはありませんか？
すべてのタスクが同じように作成されているわけではありません。注意をそらすことを許容するタスクもあれば、十分な注意を払う必要があるタスクもあります。
たとえば、家族の周りにいても、Twitterストリームを確認したり、簡単なブログのメンテナンスを行ったりできます。これらのタスクは気が散ることがなく、十分に注意を払っていなくても、私はそれらのタスクを処理できます。
結論
それでもやることリストの日常のタスクを達成するのに苦労している場合は、これが起こった理由を分析するようにしてください。どちらかといえば、タスクリストを完成させなかったことで自分を殴らないでください。
完璧な人は誰もいませんし、私たちは自分の過ちから学ぶことができます。
優れたタスクリストを作成するには、少し練習が必要です。ただし、すべての要素をまとめることを学ぶと、状況ははるかに良くなり、全体的に生産性が向上します。
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注目の写真クレジット： unsplash.com経由のJ.ケリーブリト
