チームメンバーとの効果的な1対1の会議を実行する方法

1対1の会議は重要であり、しばしば過小評価されている管理ツールです。

従業員とつながり、必要な情報を共有するための正直な方法であるだけでなく、彼らのフィードバックを聞くための素晴らしい方法でもあります。

さらに重要なのは、1対1の会議は、従業員の経験と上司としてのあなたの認識を形作る機会です。多くの場合、彼らがあなたやあなたの経営スタイルについてどう思うかは、あなたが代表する会社や組織全体についての彼らの意見にも反映されます。

マネージャーまたはチームリーダーとして、効果的な1対1の会議を実行することを優先する必要があります。この記事に記載されている11のヒントは、この重要な時間を最大限に活用するのに役立ちます。

1.正しい考え方を身につける

ミーティングの前に、メモとその態度を準備するときに、適切な1対1のセッションがすでに開始されています。

忙しい一日の中で、1対1の会議を歓迎されない気晴らしとして見ることは、あなたを遠ざけることにはなりません。

代わりに、少し時間を取って心を清め、会おうとしている人に集中してください。

その従業員との前の1対1のメモを確認することから始め、最新のパフォーマンス統計を確認し、それらについて受け取った苦情や賞賛に印を付けます。

2.1対1の会議を定期的なものにする

1対1の頻度は、会社の規模と管理スタイルに大きく依存します。一部の情報源は、そのような会議は毎週行うべきであると述べていますが、他の情報源は、隔週または毎月のスケジュールでうまくいくと述べています。

両方の当事者が事前に計画できるように、現在の各会議の最後に次の定期的な会議を設定することをお勧めします。

あなたやあなたの従業員にとってはあまり多くないように思われるが、それでも全員をループに保ち、継続的な連絡を維持するのに十分な頻度と長さについて考えてください。広告

新入社員は、少なくとも週に1回または2週間、1対1の頻度を増やす必要があります。

1対1のセッションを繰り返すことで、フィードバックを日常的に共有し、正直な文化を奨励します。さらに、定期的な個人的な会話により、従業員は会社で理解され、信頼され、評価されていると感じ、本質的なモチベーションが高まります。

3.会議の制限時間を設定します

これらの会話に十分な時間をスケジュールしますが、長すぎないようにします。焦点を失い、永遠に引きずり込まれる会議を誰も楽しみにしないでしょう。

各セッションの最適な長さは、これらの会議の頻度によっても異なります。たとえば、毎週会議を行う場合は、30分のセッションで十分な場合があります。 2週間または1か月に1回会う場合は、60分がより効果的かもしれません。

インテルの共同創設者で元CEOのAndyGroveなどの成功したマネージャーは、少なくとも1時間続く1対1の行動をとることを勧めています。」

私の経験では、それ以下のものは、部下が迅速に処理できる単純なものに自分自身を閉じ込める傾向があります。

4.議論するトピックのリストを作成します

会議の一般的な計画または構造は、特に最初の数回の会議で、会話を進めるのに役立つ場合があります。ただし、何があっても計画に固執する必要はありません。会話が行き詰まったり、トピックから離れすぎたりした場合に役立つリファレンスとして参照してください。

会議の議題は、従業員が内向的で、自分で話す可能性が低い場合にも役立ちます。

たとえば、最も知りたいトピックを3〜5つ準備できます。または、質問のリストを目の前に置いておくことができますが、柔軟であることを忘れないでください。会話が自然に流れるかどうか、すべての質問に尋ねる必要はありません。

完全な答えを生成する可能性が高い質問のいくつかのアイデア：

一日のどの部分が最も生産的だと思いますか？幸福と生産性を向上させるために、別の作業スケジュールが必要だと思いますか？
あなたを誇りに思うあなたの最新の業績は何ですか？
チームとしてより良い仕事をするのに役立つ提案はありますか？
チームの中で一緒に仕事をするのが難しい人はいますか？理由を説明していただけますか？
どのタスクがあなたの関心とインスピレーションを維持しますか？あなたの毎日の仕事をより魅力的にする方法はありますか？
現在のプロジェクトの主なボトルネックは何ですか？私はそれを動かすために何らかの方法で助けることができますか？
あなたの仕事やオフィス環境であなたが心配していることは何ですか？ここで過小評価されていると感じたことはありますか？
あなたは仕事で十分に学んでいるように感じますか？どの分野についてもっと知りたいですか？
管理スタイルを改善したり、あなたをよりよくサポートするために私は何ができますか？
次に取り組むことに興味があるプロジェクトやタスクは何ですか？

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Googleの前CEOであるエリックシュミットは、彼のリストを会議の前に従業員が準備するように求められたリストと比較することから、1対1で始めていました。^[1]両方のリストで見つかった項目は、最も差し迫った問題である可能性が高いため、優先順位が付けられました。

5.カジュアルに保ち、設定を変更します

従業員と正直でリラックスした誠実な会話をすることを目指す場合は、言葉や身振り手振りだけでなく、会議の雰囲気についても考えてください。

あなたの目標は専門的で生産的であることですが、必ずしも厄介または陳腐化する必要はありません。

まず、プライベートな会話のためのリラックスできる場所を見つけます。居心地の良い家具、温かみのある色、オフィスの植物、あるいは窓からの別の眺めでさえ、新しいアイデアや提案をかき立てる可能性があります。しかし、会議室に固執する必要はありません。散歩に出かけたり、近くのカフェでコーヒーを飲んだりしてみませんか？

生産性追跡ソフトウェアのCEO DeskTime、 Artis Rozentalsは、1対1の会議は、オフィスの通常の制約の外で行われるべきであると考えています。

チームメンバーの一人一人と、カジュアルな雰囲気の中ですべてについて話し合うために、1対1の長いランチをとる機会を見つけました。

彼は、非公式は会議が準備なしで行われることを意味しないと付け加えました。

会議の前に、話題の質問やデータを作成し、それぞれの従業員と共有して、準備が整い、実りある会話ができるようにします。

6.従業員に焦点を当てる

従業員は、1対1の会話の主な焦点である必要があります。有名なアメリカ人実業家兼作家ベン・ホロウィッツは、マネージャーは10％の時間だけ話すように勧めています、残りの話はチームメンバーに任せます。

覚えておいてください–権力の座にある人として、あなたは自分のエゴを脇に置き、できる限り従業員をサポートするべきです。

理想的には、会話は彼または彼女にとって重要なことは何でも自然に流れます。そうでない場合は、彼らの立場を詳しく説明し、フィードバックを表明するのに役立つ可能性のある未解決の質問をします（ヒント4を参照）。広告

7.あなたがそれを意味するように聞いてください

あなたの仕事は、従業員に話をさせることだけではありません。耳を傾けることも重要です–積極的に。つまり、礼儀正しくするためだけに耳を傾けるのではありません。あなたは実際に、共有されているすべてのものを理解し、覚えようとしています。

いくつかのアクティブなリスニングテクニック：

オープンマインドで自信を持って、一方的な結論を出さずにその人の話を聞いてください。
あなたが注意を払っている従業員を示し、時々彼らが言うことを要約してください。
誤解を避けるために、いくつかのステートメントを正しく理解しているかどうかを再確認してください（たとえば、「さらなる遅延を避けるために、マーケティングチームにこのプロジェクトに参加してもらいたいと思いましたか？」）。
あなたの会社やあなた自身の業績についての批判でさえ、あなたが聞くすべてのものを受け入れてください。

8.関連情報を共有する

雇用主は話を少なくし、もっと耳を傾けるべきだとすでに述べました。ただし、重要な発言があり、それがこの従業員に個人的または専門的に影響を与える場合は、1対1の会議で発言する必要があります。

従業員が知っておくべき新しいプロジェクトまたは戦略を準備していますか？あなたはいくつかの新しい管理戦術をテストしていて、それらを参加させたいですか？特に会社やあなたのチームに影響を与える新しい変更はありますか？

ゴシップや誤った情報がオフィスに広がらないように、各従業員を常に把握しておいてください。あなたが彼らに個人的にニュースを伝えるならば、彼らはまた、より価値があり、感謝されていると感じるでしょう。

9.メモを書き留めます

ほとんどの場合、あなたは1人または2人以上の従業員を担当しているため、すべてのチームメンバーが提起するすべての重要なポイントを記録するために記憶に頼るべきではありません。

ただし、会議中にコンピューターにメモを書き込むことはお勧めしません。どうして？

ラップトップを開いていると、気が散って会話にあまり興味がないと簡単に解釈できます。

だからあなたはしなければならないでしょう昔ながらの方法でメモを取る –ノートブック、ジャーナル、または一枚の紙にそれらを書き留めることによって。

メモを取ることで、チームメンバーは、あなたが積極的に会議に参加していること、および配置されたポイントが考慮されることを確認できます。言い換えれば、これは彼らの時間の無駄ではないということです。

10.タスクまたは持ち帰りで出発

他のすべてのビジネス関連と同様に、1対1の会議には目的と実行可能な結果が必要です。言い換えれば、あなた、あなたの従業員、または理想的にはあなたの両方が、アクションアイテムまたは完了するタスクを持って去ることを確認してください。広告

これを固めるには、1対1の会議の後に簡単なメールを送信し、行った主なことを再ハッシュします。これにより、両方が同じページにいることを確認し、それぞれの側が実行する必要のある次のステップを認識できます。

要約メールにはさらに数分かかりますが、長期的には間違いなく価値があることがわかります。

11.リモートワーカーと1対1で対応することを怠らないでください

今日、ますます多くのマネージャーが、部分的に（または完全に）リモートワーカーで構成されるチームと連携しています。あなたがそれらの1つである場合は、これを知ってください：

リモートチームに関しては、1対1の会議がさらに重要になります。

どうして？社内チームの気持ちをオフィスで毎日感じることができるからです。同時に、外部委託された従業員や遠隔地の従業員がどのように感じているかがわからない場合もあります。

オンデマンド印刷スタートアップのCEO 印刷可能 、Davis Siksnansは、2つの大陸にまたがる500人の従業員を抱える会社を経営しています。彼は、すべての従業員を対象とした四半期ごとの会議に加えて、マネージャーが各チームメンバーと定期的に1対1で対応することを求めています。^[2]年2回の業績評価に加えて。

彼は指摘します：

これは、マネージャーが従業員のパフォーマンスと幸福に関心を持っていることを示すための優れた方法です。たとえば、オフィスで演奏されている音楽の種類など、通常のディスカッションでは行われないトピックが発生します。

PrintfulLatviaのHRディレクターであるSantaLice-Kruzeは、Davisと広告に同意します。

会話は、透明性と相互信頼に基づいて構築する必要があります。これは、その人がどのようにやっているのか、彼または彼女のワークライフバランス、健康、不就業活動などについて尋ねる時です。あなたは確かにあなたが何かを助けることができるかどうか、そしてどのように助けることができるかを尋ねなければなりません。

従業員と目を合わせてください

マネージャーとして、あなたはあなたがするすべてにおいて一貫している必要があります–そして1対1の会議も例外ではありません。毎日、あるいは毎週行う必要はありませんが、毎回コミットする必要があります。広告

覚えておいてください-あなたの主な目標は、従業員の業績をサポートすることです。あなたに報告する各人と定期的に個人的なチャットをすることは、従業員の関与の増加を確認するのに役立ちます。そしてこれは、企業文化の向上と企業全体の生産性の向上につながる可能性があります。

その他のリーダーシップのヒント

注目の写真クレジット： unsplash.com経由のrawpixel

参照

[1]	^	成功した会議：効果的な1対1の会議を実行する方法
[2]	^	Thrive Global： PrintfulのCEOであるDavisSiksnansと共に、チームをうまく管理するために知っておくべき5つのこと