1日に何回メールをチェックする必要がありますか？

前回の投稿では、生産性を妨害する最も一般的な6つの作業習慣について説明しました。私のリストの最初の違反者は、あなたがあなたの電子メールをチェックする頻度でした。前回の記事を書いているときに、そのトピックに関する情報がたくさんあり、それは本当に専用の記事に値するものであることがわかりました。

私たちの仕事用メールに関して言えば、私たちのほとんどはそれを鉄球と鎖と見なしています。私たちは常にそれをチェックする必要があります。そうしないと、私たちとコミュニケーションをとろうとしている上司や同僚の怒りを危険にさらす必要があります。 5分以内にメールに返信しないと、怠惰または非生産的であると見なされます。

しかし、一部の専門家によると、電子メールを頻繁にチェックすることは、実際には生産性の低下に寄与する可能性のある主要な要因です。あなたが私の電話を鳴らすたびにその一人であるなら、私はすぐに私の電子メールをチェックしなければなりません。あなたがあなた自身の最悪の敵になった理由を発見するために読んでください。広告

どのくらいの頻度で正常ですか？

では、平均的な人が特定の日に自分の電子メールをチェックする頻度はどれくらいですか？信頼できる統計を追跡するのは困難です。による 1回の投票、調査対象者の約40％が、1日に6〜20回メールをチェックしたと考えています。もちろん、自分のメールの習慣を測定するときに、その人がどれほど正確であるかを言うのは難しいです。

別の調査 56.4％の人が1日に0〜5回しかメールをチェックしないと言っています。ただし、その調査は2009年のものであり、間違いなくかなり古いものです。

朝はメールをチェックしないでください

オプラのお気に入りの組織の専門家は、ジュリーモーゲンスターンという女性で、「朝のメールをチェックしない」の著者です。彼女がアドバイスすることを推測しますか？

Morgenstern氏によると、毎朝オフィスに入るときに最初にメールをチェックすることは、誤った達成感をもたらす可能性があるため、問題があります。 40通のメールに返信し、多くの作業を行ったように感じますが、実際には、まだ書類、会議、電話が山積みになっている可能性があります。メールに返信することはあなたの仕事をするために不可欠ですが、それはあなたやあなたの会社のために積極的にお金を稼いでいるものであるとは限りません。広告

生産性の専門家シドサバラ Morgensternにも同意します。電子メールに関して言えば、無知は至福です。だからこそ、あなたが進歩したい重要な何かを持っているなら、私はあなたのためにこれらの4つの言葉を持っています：あなたの電子メールをチェックしないでください。起きたらすぐに、重要なことに30〜45分間取り組み、それを確認します。あなたがそれを我慢できるなら、さらに長く待ってください。昼食後までメールをまったくチェックしない日もあります…新しい情報を入手すると、気が散る可能性があります。すべてをコントロールすることはできませんが、自分で作った気晴らしをコントロールすることはできます。

24時間方式

他の人々は、一日の後半からメールをチェックするのではなく、1日1回朝にチェックするべきだと主張しています。このキャンプのメンバーの中には生産性の専門家がいますエリザベスグレースサンダース。彼女は通常、1日の最初の1〜2時間に受信トレイをクリアし、その後の残りの時間はゲームプランを作成します。その後、彼女は通常、その日の残りの時間はメールをもう一度見ることはなく、ビジネス開発とクライアントプロジェクトに完全に集中することができます。

もちろん、あなたがあなたの会社の食物連鎖の最下位にいるなら、これはより難しいです。ただし、上級管理職または自営業の場合は、このルーチンを設定することで生産性を向上させることができます。

疑わしいときは、チャートを確認してください

スコットシェパー彼の電子メールを1日2回チェックし、受信トレイ内のすべての未読メッセージを吹き飛ばすのに役立つ便利なフローチャートを作成しました。広告

新しいメールを開くたびに、3つの基本的な質問を自問してください。
1.これは関係がありますか？
2.これを解決できますか？
3.これに対処するのに2分もかかりませんか？

彼の便利なフローチャートに従うことで、受信トレイをより効率的に破壊する新しい方法を開発できます。

5日

そして、相反する専門家の意見が十分になかった場合に備えて、もう1つ紹介します。ロッド・カーツ of Business Weekは、仕事用の電子メールを1日5回チェックする必要があると主張しています。広告

受信トレイを1日5回だけチェックします。最初は朝、午前中、昼食後、午後半ば、そして1日の終わりです。または、能力がある場合はさらに少なくなります。これは、自動送受信機能をオフにすると機能し、継続的に中断されることなく、最大2時間作業に集中できます。電子メールの並べ替えをグループ化すると機能し、処理の生産性と効率が向上します。

結論

忙しいことと生産的であることには違いがあります。 2つを混同しないように、電子メールの時間をスケジュールするようにしてください。あなたが正しい態度であなたの電子メールに近づくならば、あなたは飛躍的にあなたの生産性を高めることができます。

スコットシェパーの言葉を借りれば、従業員とのそよ風を撃ち、質問に答え、メールを見つめ、ソーシャルネットワークをチェックし、同僚とチャットすることでいっぱいの1日は、あなたを豊かにすることにはなりません。忙しくなります。広告

あなたの毎日のメールルーチンは何ですか？これらのヒントのいずれかを試す予定はありますか？以下のコメントでお知らせください！